De sociala medierna erbjuder helt nya möjligheter för oss att ta del av åsikter, trender och synpunkter. Men också att aktivt delta i diskussioner som berör bilden av oss (vårt varumärke) eller den idé eller nytta vår organisation står för. Sociala medier handlar om att finnas till hands, dela med sig av information och kunskap samt att driva frågeställningar och debatt.
Vad är sociala medier?
Svenska Wikipedia ger följande definition:
Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och skapande av media. Sociala medier är med andra ord alla former av tanke- och åsiktsutbyte med hjälp av tillgänglig teknologi. Exempel på sociala medier är Facebook, bloggar, MySpace, YouTube, Twitter, LinkedIn, Delicious och FlickR. Men även e-post och chat är sociala medier.
Varför ska vi medverka i sociala medier?
- Leva vår värdegrund genom att skapa en öppen och transparent syn på vår verksamhet.
- Vara närvarande i det allmänna sorlet kring omvärldsförändringar inom vår bransch.
- Bidra till debatten och diskussionen som pågår om vår organisation och därigenom aktivt kunna bygga bilden av oss (vårt varumärke).
- Skapa engagemang och delat ansvar med invånare och medarbetare.
- Bredda kontaktytorna vid rekrytering genom att nå nya målgrupper.
Vilken verksamhetsnytta har vi av sociala medier?
- Kommunikation och dialog (när vi möter människor kan vi ge en personlig och nära bild av vår organisation och det blir samtidigt lättare att komma i kontakt med oss)
- Word of mouth (när vårt bemötande förs vidare från vänner till vänner)
- Marknadsföring (digital marknadsföring når fler och på ett bredare fält)
- Omvärldsbevakning (det som händer i världen pratas det också om på de sociala medierna)
- Kriskommunikation (vid en kris har vi våra kanaler klara när vi byggt upp ett fungerande nätverk)
Vem använder sociala medier för Landstinget Gävleborg?
Kommunikationsenheten har ett samordnande ansvar för sociala medier som hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och bestämmelser om arkivering.
Den traditionella webbplatsen följer den visuella identiteten. Detta ska eftersträvas på sociala medier, för att avsändaren ska bli tydlig. Det är dock inget krav.
Det ska finnas ett uppdrag från chefen för att en anställd ska kunna använda sociala medier i tjänsten. Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd och inte som privatperson. Bedömning av om, vem och vilka som ska använda sociala medier i tjänsteutövningen sker av ansvarig chef för respektive verksamhet.
Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om landstingets verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här. Var alltså tydlig med om du talar för dig själv eller i egenskap av representant för Landstinget Gävleborg.
Vilka spelregler gäller i sociala medier?
Äkthet och personlighet. Du är deltagare i ett samtal som pågår mellan människor (inte organisationer eller företag) och det ställer krav på en ärlig, inlyssnande och personlig ton.
Engagemang och närvaro. Du är deltagare i ett samtal som pågår och det ställer krav på att du har tiden och engagemanget att också vara närvarande.
Genuint intresse. Du är deltagare i ett samtal som sker på parternas lika villkor och fortgår så länge parterna känner att de får ett utbyte av konversationen.
Ge och ta. Du är deltagare i ett samtal som går ut på att dela med sig av information, underhållning, utbildning och/eller belöning som känns relevant och motiverande.
Tänk på att en konversation:
- per definition inte har någon målgrupp
- är att samtala, inte att meddela
- går ut på att lyssna, inte undersöka
- handlar om att vara uppmärksam, inte skapa uppmärksamhet.
Sociala medier och juridiken
- Kommentarer och synpunkter som lämnas på ett publikt forum som utgör en officiell kanal för Landstinget Gävleborg och som är tillgängliga för allmänheten behöver inte diarieföras. Dock ska inläggen vara strukturerade på ett sådant sätt att de är enkelt sökbara.
- Meddelanden som skickas till en person som närvarar på den sociala webben som ett led i tjänsteutövningen utgör däremot i regel inkomna handlingar. Mottagaren svarar för att informationen hanteras på behörigt sätt. Det innebär exempelvis också att direktmeddelanden ska in i landstingets ordinarie system i regel: klipp- och klistra eller kopia till diariet.
- Kommentar får inte innehålla:
- förtal, personliga angrepp eller förolämpningar
- hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier
- olovliga våldsskildringar eller pornografi
- uppmaningar till brott eller utgöra annan brottslig verksamhet
- olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material
- svordomar eller obscena ord
- kommersiella budskap eller reklam.
- Kommentarer, synpunkter eller svar som kan antas strida mot gällande lagstiftning, direktiv och/eller policydokument ska skyndsamt avpubliceras eller raderas. Innan radering måste innehållet av meddelandet samt information om dess avsändare sparas. Såväl avpublicerat som raderat innehåll måste behandlas i enlighet med regler om allmänna handlingar.
- Anställda som använder sociala medier i det privata får skriva om landstingets verksamhet. Yttrandefrihet och meddelarfrihet gäller även här.
Läs mer
Vägledning för myndigheter och företag som vill ut på Facebook från Datainspektionen
Sociala medier och handlingsoffentligheten från Sveriges Kommuner och Landsting